Hoe kies je de juiste horeca kassa

Een goed kassasysteem is onmisbaar voor jouw horecabedrijf. Een kassa moet betrouwbaar zijn en meer bieden dan alleen het verwerken van betalingen. Een kassa voor de horeca moet je kunnen helpen bij foutloos afrekenen, tafelbeheer, efficiënter werken voor personeel, eenvoudig rapportages inzien en correct voorraadbeheer.

POS Specialist levert goede kwaliteit kassa’s aan horeca en winkels. Als leverancier van afrekensystemen adviseer ik veel horeca ondernemers over de vele mogelijkheden

als je een kassa gaat kopen. De belangrijkste vraag is :

“Ik wil mijn bedrijf optimaal inrichten, en dus welke kassa kies ik daarbij?”

Volg de volgende stappen en kies de juiste kassa voor je horeca bedrijf!

Wat is belangrijk voor jou?

Welke functies moeten er in jouw kassa zitten, naast de standaard functies als tafel en werkbonnen. Denk aan specifieke functies als:

  • Mobiel bestellen
  • Online rapportage of boekhoud koppeling
  • Online bestellingen
  • Keuken en/of Bar beheer
  • Leeftijdscontrole
  • Koppeling aan bestaande systemen en software
  • Pin koppeling
  • Betrouwbaar afrekensysteem voor foutloos afrekenen

1. Maak voor jezelf een lijst met 5 tot 10 functies die je echt nodig hebt om jouw horecazaak op en top te laten draaien. Soms zitten bepaalde functies standaard in de kassasoftware, maar soms ook niet.
2. Vraag een gratis demo aan. Een demonstratie van een nieuw kassasysteem is heel nuttig om te doen als volgende stap om de functies van de kassa door te nemen en eventueel te testen voordat je de kassa gaat kopen.

Zo kies je een goedkope kassa

Bedenk wel dat een eenvoudige horeca kassa vaak de meest goedkope oplossing zal zijn. Minder specifieke functies betekent minder kosten. Dus hoelanger jouw wensenlijst met functies is die niet standaardzijn hoe meer je voor een kassa betaalt. Dus kosten en nodige functies is een belangrijke overweging.

Vraag jezelf af: “Zijn de extra functies die je krijgt de investering of maandelijkse kosten waard?”

“Zijn de extra functies die je krijgt de investering of maandelijkse kosten waard?”

Wat is belangrijk voor jou?

Een belangrijke factor bij kopen van een kassa is, naast functionaliteit, natuurlijk de prijs. Denk niet alleen aan kosten van de aanschaf of gebruik maar ook aan maandelijkse kosten voor de licentie van de online diensten die gekoppeld zijn aan je kassasyteem Je kunt een kassa kopen, leasen of huren.

Kopen, leasen of toch huren?

Ga je een kassa kopen dan zijn de kosten relatief lager. Dit zullen alleen ondersteuning en misschien abonnementskosten zijn. Bij het kopen van een kassa doe je in één keer een investering.

Besluit je een kassa te leasen, dan is dit vaak een koop via een externe lease maatschappij. Je gaat een leasecontract aan van gemiddeld 3 tot 5 jaar Deze contractduur moet je volmaken en kun je alleen vroegtijdig stoppen door afkopen. In een leaseconstructie zit de service en ondersteuning van de kassaleverancier doorgaans niet opgenomen.

Het huren van een kassa is over het algemeen de minst voordelige oplossing als je puur kijkt naar de totale kosten die je uitgeeft. Maar een kassa huren biedtwel meer flexibiliteit. De verhuurder van de kassa is de kassaleverancier die ervoor zal zorgen dat je kassa altijd werkt. De kassa blijft eigendom van de kassaleverancier, waardoor reparaties en service in de huurprijs zijn inbegrepen Ook is de termijn van huur vaak minder lang en is soms al mogelijk vanaf een aantal weken.

Terugkomende kosten

Veel kassasystemen werken tegenwoordig met abonnementen. Je koopt een computerkassa of tablet en hierop installeer je kassasoftware of een kassa app. Voor het gebruik van die software sluit je een abonnement af. Dit abonnement betaal je per maand of voor een langere periode (met korting) vooruit en is dan afhankelijk van wat je afneemt. “Vaak is het voordeliger de hardware bij de leverancier van de software te kopen in verband met deondersteuning, maar ook krijg je vaak een scherp aanbod als je voor langere tijd de software gaat gebruiken.”

“Vaak is het voordeliger de hardware bij de leverancier van de software te kopen in verband met deondersteuning, maar ook krijg je vaak een scherp aanbod als je voor langere tijd de software gaat gebruiken.”

Koop je een kassa dan zijn de terugkomende kosten meestal lager, want de software en hardware zijn immers je eigendom. Waar je dan zeker aan moet denken is: krijg je ondersteuning, service en software updates? Zitten daar kosten aan verbonden of sluit je daar apart een abonnement voor af.
Voor extra diensten, zoals via internet je kassa kunnen inzien, beheren en rapporten opvragen, betaal je bij veel kassa’s een extra bedrag per maand of per jaar.

Service en betrouwbaarheid kassa’s

Biedt de kassa leverancier service en ondersteuning bij afname van hun kassa oplossingen? En zijn hier kosten aan verbonden of zit dit in het abonnement wat je afsluit?

Zoals ik bij mijn verhaal over het huren van een kassa aangaf zitten daar de service, ondersteuning en updates van de software vaak inbegrepen in de huurprijs.

Punten van aandacht zijn:
– Storingsdienst op werkdagen of 24/7?
– Ondersteuning voor de software maar ook hardware?
– Zijn er kosten verbonden aan reparaties, voorrijden, uren en onderdelen?

Vraag naar eerdere installaties misschien is het een overweging daar eens te kijken en naar de ervaring te vragen. Bevalt het kassasysteem en hoe is de ondersteuning en service van de kassa leverancier.

Ontwikkeling en levensduur

Als je opzoek bent naar een horecakassa waar je lange tijd gebruik van wilt maken, wil je ook bij nieuwe ontwikkelingen door kunnen met deze kassa. Ontwikkelingen in betaalverkeer, bestellingen via internet of eisen vanuit de overheid moeten niet de reden zijn om je kassa te moeten vervangen. Kies daarom voor een kassa waaraan nog volop ontwikkeld wordt.

Omdat bijna alle kassasystemen op dit moment bestaan uit een kassacomputer of tablet met hierop software is de levensduur tegenwoordig afhankelijk van de hardware. Als je hardware defect of afgeschreven is kun je deze vervangen en weer verder met dezelfde software. Dit zorgt ervoor dat je niet iedere 5 tot 7 jaar een compleet nieuw kassasysteem hoeft aan te schaffen.
Een ander voordeel van alleen hardware vervangen is dat jij en je personeel direct weer door kunnen werken, zonder opnieuw te wennen aan de nieuwe kassa.

Besparen met een goed kassasysteem

Ik heb het net over kosten gehad, nu wil ik kort ingaan op besparen door middel van een horecakassa. Er zijn tegenwoordig veel mogelijkheden om zaken te automatiseren. Hiermee kun je veel tijd besparen en fouten voorkomen.

Voorbeelden hiervan:

Boekhoud koppeling (dit bespaart jou en je boekhouder tijd)

Je verkopen worden direct doorgeboekt naar je boekhoudsysteem. Precies de bedragen, BTW, betaalwijze op het moment van aanslaan op de kassa. Zo klopt dit altijd en de boekhouder heeft geen werk meer aan het inboeken van dagrapporten uit je kassa.

Online bestellingen verwerken (bespaar op personeel en apparatuur)

Online bestellingen vanuit bestelsites en apps als Just Eat of Thuisbezorgd integreren in je kassa. Bestellingen niet meer apart op een tablet of printer, maar direct in je eigen kassasysteem. Bonnen en omzet worden direct verwerkt, let op: ook naar je keuken en bar. Wel zo efficiënt.
Je hoeft dus niet 2 omzetten te verwerken van de kassa en bezorgdienst, maar je hebt in 1 overzicht al je omzet inzichtelijk. Daarnaast voorkom je fouten bij het overnemen van bestellingen in je kassa.

Deze oplossingen zijn efficiënt, maar brengen vaak wel wat kosten met zich mee. Vraag is of de besparing opweegt tegen deze kosten. Mijn ervaring is dat dit binnen een aantal maanden en soms weken al is terugverdiend.

Gast ervaring

In de horeca gaat het om de beleving die je je gast geeft. Herkenning, maar ook gemak en kwaliteit. Dit zorgt voor terugkerende gasten en mond op mond reclame.
Met een eenvoudig te bedienen kassa kun je je volledig richten op je gasten, die op hun beurt een positieve beleving ervaren doordat alles soepel, foutloos en klantvriendelijk werkt.

Door bestellingen direct te laten printen in de keuken en op de bar worden deze snel opgepakt. Je gasten worden daardoor snel bediend. Voor afhaal of bezorg horeca is een scherm of website met hierop informatie over de geplaatste bestelling een extra dienst die zeker gewaardeerd wordt.

Redelijk nieuw is de optie dat gasten zelf een bestelling kunnen plaatsen aan tafel of via een bestelzuil bij binnenkomst. Zeer actueel op dit moment, nu horecabedrijven kijken naar efficiënte en veilige oplossingen in verband met het coronavirus. Gasten op afstand toch op een klantvriendelijke manier van dienst kunnen zijn.

Conclusie

Voordat je je gaat oriënteren op het kopen van een kassa voor jouw horecazaak of winkel, zet alle voors en tegens op een rij voor jezelf. Jouw wensen en eisen én natuurlijk jouw budget zullen uiteindelijk bepalen of je een kassa gaat kopen, leasen of huren. Zorg ervoor dat je altijd kiest voor een oplossing die het beste past bij jouw situatie.
Ik adviseer om niet alvast hardware te kopen, zoals een pinautomaat, voordat je hebt besloten welke kassa je kiest. Het kan zijn dat je dat voor niets doet omdat dat de systemen niet op elkaar aansluiten. Dat is zonde.

Contact opnemen voor advies of gratis demo

Wil je vrijblijvend advies over een kassa voor jouw horecazaak? Maak dan gerust een afspraak met POS Specialist of vraag een gratis demo aan. Mijn ervaring is dat bij zo’n gesprek weer andere zaken naar voren komen waar jezelf niet aan hebt gedacht. Erg nuttig en voorkomt een verkeerd besluit. Wie weet tot ziens!